KFP-Kommunale Spenden - Software für die kommunale Zuwendungsverwaltung

Wer tagtäglich mit der Verwaltung von Spenden und Schenkungen betraut ist, weiß um die spezifischen Anforderungen einer kommunalen Gebietskörperschaft mit ihren vielfältigen Organisationsstrukturen und gesetzlichen Vorgaben im Haushalts- und Steuerrecht. Eine effiziente und rechtssichere Zuwendungs- und Spendenverwaltung bedeutet deshalb für Städte, Gemeinden und Landkreise weit mehr, als Spendenquittungen auszustellen.

An diesen besonderen Anforderungen wurde das Kommunale Spendenprogramm "KFP-Kommunale Spenden" ausgerichtet. Zahlreiche Kommunen setzen die beständig weiter entwickelte Software schon seit mehr als 20 Jahren in ihren Kämmereiverwaltungen und Kassen ein. Darunter befinden sich auch Großverwaltungen wie die Städte Dresden, Leipzig, Chemnitz oder Magdeburg.

Die Software wurde von Praktikern speziell für den Einsatz in den kommunalen Finanzverwaltungen entwickelt. Mit ihr lassen sich Zuwendungen an die Kommune und ihre Eigenbetriebe, wie auch Durchlaufzuwendungen an Vereine sowie Zuwendungen an Stiftungen verarbeiten. Sie bildet den Rechtsstand nach Inkrafttreten des Gesetzes zur Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements ab. Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen den aktuellen amtlichen Mustern der Steuerverwaltung.

"KFP-Kommunale Spenden" orientiert sich vor allem an den Bedürfnissen von Kommunen mit hohem Spendenaufkommen. Die Software ist netzwerkfähig und erlaubt einen parallelen Programmzugriff von bis zu drei Nutzern. Auszahlungs- und Verrechnungsanordnungen können via Schnittstelle direkt an die HKR-Software weitergeleitet werden. Bei Bedarf kann auch eine Schnittstelle zum Import von Buchungsdaten aus dem HKR-System und zum Massenimport aus Excel-Listen eingerichtet werden.

Einige Gemeindeordnungen der Länder sehen vor, dass über die Annahme oder Vermittlung von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen ausschließlich der Stadt- bzw. Gemeinderat zu entscheiden hat. Diese gesetzliche Vorgabe betrifft beispielsweise Kommunen in Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Sachsen. Mit Hilfe der Software können Sie leicht nachvollziehen, für welche Spenden bereits deren Annahme genehmigt wurde, welche Genehmigungsverfahren derzeit laufen und für welche Spenden noch eine Ratsvorlage zu erstellen ist. Die notwendigen Zuwendungslisten für die Vorlagenerfassung lassen sich ebenfalls mit wenigen Mausklicks generieren.

Die Software ist selbstverständlich EU-Datenschutzkonform.

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Programmfunktionen im Überblick

Verarbeitung von gemeinnützigen Spenden, Sponsoringleistungen und nicht gemeinnützigen Schenkungen an kommunale Gebietskörperschaften, ihre Eigenbetriebe und unselbständigen Stiftungen sowie Bearbeitung von Durchlaufspenden für Vereine und Stiftungen öffentlichen sowie privaten Rechts
Fertigung von steuerrechtlichen Zuwendungsbestätigungen für Geldzuwendungen, Mitgliedsbeiträge, Sachspenden (wahlweise auch als Sammelzuwendungsbestätigung) sowie den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen nach aktuellem amtlichen Muster
Möglichkeit zur eigenständigen Anpassung von Zuwendungsbestätigungen und maschinellen Hinweisschreiben nach den individuellen Bedürfnissen des Anwenders; Übernahme von Grafiken in den Briefkopf; Nutzung von bereits vorgefertigten Kopfbögen der Kommune
Differenzierung der Spendeneingänge je Amt oder Verein, Eigen- oder Regiebetriebe sowie maschinelle Nummerierung aller Zuwendungsbestätigungen pro Empfänger und Jahr
Kontrolle der Bankverbindung von Vereinen im Listenverfahren; Automatische Ausgabe von Hinweisschreiben bei Ablauf der Gemeinnützigkeit; Informationsschreiben an die Vereine und Ämter über die Annahme und Weiterleitung der Zuwendungen; Rückbestätigungsschreiben an die letztempfangenden Ämter oder Vereine zur Bestätigung der förderwürdigen Verwendung der Zuwendung
Automatische buchhalterische Abgrenzung der Zuwendungseingänge pro Rechnungsjahr; Erstellung von Buchungs- und Sammelbelegen nach der Kommunalen Kassen- und Buchführungsverordnung unter wahlweiser Verwendung von Begriffen des kameralistischen Kassenwesens oder der doppischen Finanzbuchhaltung; Tool zur Umwandlung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC
Vorbereitung einer Import- und Export-Schnittstelle zu einer HKR-Software
Überwachung und Steuerung der Genehmigungsverfahren über die Annahme und Verwendung von Spenden und Schenkungen durch den Stadt- bzw. Gemeinderat mit der Möglichkeit, für einzelne oder mehrere Zuwendungen zusammen, kennzeichnende Hinweise aus dem Ratsvorlagenverfahren im Programm zu dokumentieren; Erstellung von Listen und Datenübernahmen für die Vorbereitung von Ratsvorlagen zur Genehmigung der Spendenannahme
Vorhalten aller Zuwendungs- und Auszahldaten sowie sämtlicher mit dem Programm erstellter Zuwendungsbestätigungen und Hinweisschreiben in einer elektronischen Daten- und Aktenverwaltung; Möglichkeit zum Ausdruck von besonders gekennzeichneten Bestätigungsduplikaten
Erstellung von Drucklisten (Zuwendungsberichten) über den Eingang von Zuwendungen pro Rechnungsjahr; differenziert nach einzelnen Zuwendungsarten, Zuwendungsempfängern oder förderungswürdigem Zweck der Zuwendungen; Suchroutine für Matchcode in den Daten- beständen aller erfassten Zuwendungseingänge
Möglichkeit zum Export der Listendaten aus Zuwendungsberichten oder der Suchfunktion in andere Anwendungen wie z. B. Microsoft Excel
Import von Zuwendungsdaten aus Excel-Listen via CSV-Datei zur automatischen Zuwendungserfassung
Netzwerkfähigkeit: Betrieb des Programms in einer Netzwerkumgebung mit der Möglichkeit zur Trennung von Programm und Datenbeständen in einem Client-Server-Verfahren; paralleler Zugriff von bis zu drei Netzwerkrechnern, ohne dass eine separate Software zur Datenbankverwaltung angeschafft werden muss
Sicherung gegen unberechtigten Programmzugriff durch Vergabe von Login-Passwörtern für jeden Nutzer

KFP-Kommunale Spenden - Software für die kommunale Zuwendungsverwaltung

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